DSG & Klientendaten: Datenschutz sicher umsetzen im 1:1-Training

Was regelt das Datenschutzgesetz (DSG)?

Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) legt die Rahmenbedingungen fest, wie persönliche Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden dürfen. Dadurch soll die Privatsphäre der betroffenen Personen geschützt und gleichzeitig Transparenz geschaffen werden.

Im Kern enthält das DSG folgende Grundsätze:

• Rechtmässigkeit: Daten dürfen nur auf eine faire und nachvollziehbare Weise erhoben werden.
• Zweckbindung: Informationen dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden.
• Verhältnismässigkeit: Es sollen nur so viele Daten gesammelt werden, wie wirklich notwendig sind.
• Richtigkeit: Daten müssen aktuell und korrekt sein.
• Sicherheit: Anbieter müssen technische und organisatorische Massnahmen treffen, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Besonders wichtig für Coaches und Trainer: Einige Angaben fallen unter „besonders schützenswerte Personendaten“. Dazu gehören zum Beispiel Informationen zur Gesundheit oder zur psychischen Verfassung der Klienten. Hier gelten noch strengere Anforderungen.

Welche Daten fallen im 1:1-Training an?

Im persönlichen Training entstehen ganz automatisch Daten, die geschützt werden müssen. Schon bei der Organisation des Coachings werden grundlegende Informationen erfasst: Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sind natürlich unverzichtbar. Während der Sitzungen kommen weitere Angaben hinzu wie die Notizen des Trainers, die Beobachtungen zum Verlauf oder vereinbarte Entwicklungsziele.

Einige dieser Daten gelten als besonders sensibel. Dazu gehören Angaben zum körperlichen oder psychischen Befinden, zu den persönlichen Herausforderungen oder Informationen, die einer Anamnese im Training ähneln. Auch wenn es sich beim Persönlichkeitstraining nicht um eine klassische Therapie handelt, dann sind das doch sehr persönliche Inhalte, mit denen die Trainer verantwortungsbewusst umgehen müssen. Darum ist der Datenschutz im 1:1-Trainig so wichtig. Um ein Vertrauensverhältnis aufzubauen, müssen sich die Klienten darauf verlassen können, dass ihre Daten sicher sind und nicht in falsche Hände geraten.

Praktische Massnahmen für den Datenschutz im 1:1-Training

Die Umsetzung des Datenschutzes im 1:1-Training muss nicht zwingend komplex und aufwändig sein. Es sollten aber einige Regeln konsequent umgesetzt werden – dann sind Anbieter rechtlich wie organisatorisch auf der sicheren Seite.

1. Einverständnis einholen

Der wichtigste Schritt passiert gleich zu Beginn: Bevor Sie Daten erheben oder speichern, sollte dafür eine schriftliche Einwilligung des Klienten vorliegen. Darin wird festgehalten, welche Informationen erfasst und zu welchem Zweck sie genutzt werden – zum Beispiel zur Terminorganisation, zur Dokumentation des Trainingsverlaufs oder zur Rechnungsstellung.

Tipp für die Praxis: Nutzen Sie ein einfaches Formular, das Klienten gleich beim Erstgespräch unterschreiben oder dass Sie auf Ihrer Homepage einbinden können.

2. Daten minimal erheben

Sammeln Sie nicht mehr Informationen, als eigentlich nötig wären. Das revidierte DSG schreibt klar vor: Erhoben und gespeichert werden dürfen nur die Daten, die für die Zusammenarbeit wirklich notwendig sind. Für Coaches und Trainer bedeutet das, bewusst zwischen organisatorischen und inhaltlichen Informationen zu unterscheiden.

Organisatorische Daten sind etwa:

• Kontaktdaten
• Rechnungsinformationen
• Terminvereinbarungen

Diese sind für den Ablauf zwingend erforderlich. Inhaltliche Daten wie persönliche Ziele, Beobachtungen oder Sitzungsnotizen sollten dagegen nur in dem Umfang festgehalten werden, wie es für die Begleitung relevant ist. Alles darüber hinaus erhöht nicht nur die Verantwortung, sondern auch das Risiko im Falle eines Datenlecks.

Tipp für die Praxis: Weniger ist hier also mehr: Je schlanker die Datensammlung, desto einfacher die Verwaltung und desto sicherer der Schutz.

3. Sichere Aufbewahrung und Technik

Auch die besten Datenschutzrichtlinien nützen Ihnen wenig, wenn die Daten im Alltag unsicher verwahrt werden. Deshalb sollten Coaches und Trainer sowohl bei digitalen als auch bei analogen Unterlagen für einen wirksamen Schutz sorgen. Auf elektronischen Geräten ist eine Verschlüsselung Pflicht. Dazu gehören Computer, Tablets oder Smartphones, auf denen Klientendaten gespeichert sind. Ebenso wichtig sind starke Passwörter und regelmässige Updates, damit keine Sicherheitslücken entstehen.

Papierunterlagen dürfen nicht offen zugänglich sein, sondern gehören in abschliessbare Schränke oder Ordner. Das gilt auch für handschriftliche Notizen aus Sitzungen. So können Sie verhindern, dass Unbefugte Einsicht in diese Daten bekommen. Die Faustregel lautet: Daten sind immer so aufzubewahren, dass sie nur denjenigen zugänglich sind, die sie wirklich benötigen.

Tipp für die Praxis: Richten Sie auf Ihren Geräten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein und nutzen Sie für Papierunterlagen am besten einen Dokumentensafe.

4. Transparente Kommunikation

Datenschutz lebt auch von der Offenheit. Die Klienten sollten jederzeit wissen, welche Daten von ihnen erhoben und wofür sie genutzt werden werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Transparente Regeln signalisieren, dass Sie die Verantwortung ernst nehmen und den Schutz der Daten aktiv gewährleisten.

Tipp für die Praxis: Erklären Sie Ihre Datenschutzpraxis gleich beim Erstgespräch in wenigen Sätzen. Am besten fertigen Sie dazu ein Informationsblatt an, dass Sie ihren Klienten einfach aushändigen können.

5. Löschkonzept entwickeln

Die erhobenen Daten sollten nicht unbegrenzt gespeichert werden. Laut Datenschutzgesetz dürfen die Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie Sie diese tatsächlich benötigen. Danach müssen die Daten zuverlässig und DSG-konform gelöscht oder vernichtet werden. Diese Löschung müssen Sie nachvollziehbar dokumentieren.

Tipp für die Praxis: Entfernen Sie digitale Daten regelmässig aus E-Mail-Postfächern, Kalendern oder Cloud-Diensten und leeren Sie dabei auch den Papierkorb. Papierunterlagen sollten mit einem Aktenvernichter (Sicherheitsstufe P4 oder höher) entsorgt werden.

So vermeiden Sie typische Fehler in der Umsetzung des Datenschutzes

Auch mit guten Absichten können im Alltag schnell Datenschutzfehler passieren. Viele davon lassen sich mit einfachen Regeln verhindern. Oft werden in der Praxis wichtige Informationen beispielsweise über Messenger-Dienste oder unverschlüsselte E-Mails ausgetauscht. Das kann im Ernstfall aber zu erheblichen rechtlichen Problemen führen. Daher sollte der Datenaustausch immer über einen sicheren Kommunikationsweg erfolgen.

Ausserdem werden oft Klientendaten auf ungeschützten Laptops oder Smartphones gespeichert. Dies ist ebenso riskant, weil im Fall eines Hacking-Angriffs Daten sehr schnell verlorengehen oder missbraucht werden.

Rolle des V-P-T Qualitätslabels im Datenschutz

Der Datenschutz ist kein Nischenthema im 1:1-Training, sondern ein wichtiger Teil einer professionellen Arbeitsweise im Persönlichkeitstraining. Mitglieder des V-P-T bekennen sich zu klaren Qualitäts- und Ethikstandards, die auch den sorgfältigen Umgang mit Klientendaten einschliessen. Das V-P-T Qualitätslabel macht dieses Engagement sichtbar und signalisiert nach aussen, dass Datenschutz und Vertraulichkeit ernst genommen werden.

Darüber hinaus profitieren Mitglieder vom Austausch innerhalb des Verbands: In Intervisionen, Veranstaltungen oder durch den Newsletter können aktuelle Fragen rund um den Datenschutz diskutiert und praktische Lösungen weitergegeben werden.

Fazit – Datenschutz als Grundlage für Vertrauen

Wer den Datenschutz im 1:1-Training wirklich ernst nimmt, erfüllt nicht nur seine gesetzliche Pflicht, sondern sendet auch ein klares Signal an seine Klienten, dass persönliche Daten und sensible Themen aus den Gesprächen bei Ihnen wirklich sicher sind. Mit einfachen technischen Massnahmen lässt sich die Einhaltung der Regeln im Alltag zuverlässig umsetzen.

Am Ende gilt: Datenschutz ist die Basis für eine professionelle Zusammenarbeit. Coaches und Trainer, die hier Verantwortung übernehmen, stärken ihre Glaubwürdigkeit und schaffen die Grundlage für langfristig vertrauensvolle Beziehungen.