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Sie haben die Ausbildung abgeschlossen, die ersten Klientinnen begleitet – und jetzt steht die Frage im Raum, wie Sie das offiziell aufstellen. Eine Einzelfirma gründen ist in der Schweiz unkompliziert: kein Kapital, kein Notar, in vielen Fällen nicht einmal ein Handelsregistereintrag.
Unkompliziert heisst allerdings nicht folgenlos. Für beratende und coachende Tätigkeiten gelten Besonderheiten, die in den allgemeinen Gründungsratgebern nicht vorkommen. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte – mit Blick auf das, was in unserer Branche tatsächlich zu Problemen führt.
Warum die Einzelfirma für Coaches meist passt
Die Einzelfirma entsteht, sobald Sie auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko arbeiten. Es gibt keinen Gründungsakt im eigentlichen Sinn, kein Mindestkapital und keine Beurkundung.
Der Preis dafür ist die Haftung: Sie haften unbeschränkt mit Ihrem Privatvermögen. Bei einer Coaching-Tätigkeit ohne Warenlager, ohne Angestellte und ohne grosse Investitionen ist dieses Risiko überschaubar – und mit einer Berufshaftpflichtversicherung abgedeckt. Deshalb ist die Einzelfirma für die meisten Einsteigenden die richtige Wahl. Wann sie es nicht ist, steht weiter unten.
Einzelfirma gründen in der Schweiz: die vier Schritte
Schritt 1: Anerkennung als selbstständigerwerbend
Der wichtigste Schritt, und der, an dem es am häufigsten hakt. Über Ihren Status entscheidet nicht Sie und nicht das Handelsregister, sondern die kantonale Ausgleichskasse.
Geprüft wird, ob Sie das wirtschaftliche Risiko tatsächlich selbst tragen. Die offizielle Informationsplattform der AHV nennt als Merkmale: Sie handeln unter eigenem Namen auf eigene Rechnung, tragen die Unkosten und das Verlustrisiko und tätigen eigene Investitionen.
Für Coaches ist das relevanter, als es klingt. Wer den Grossteil seines Umsatzes mit einem einzigen Auftraggeber macht – einer Klinik, einem Bildungsanbieter, einem Unternehmen –, riskiert, dass die Ausgleichskasse von einem Anstellungsverhältnis ausgeht. Ein einzelner Auftraggeber schliesst die Anerkennung nicht automatisch aus; jeder Fall wird einzeln beurteilt. Aber Sie sollten darauf vorbereitet sein, mehrere Auftraggeber, eigene Geschäftsräume oder eigene Werbemittel nachzuweisen.
Praktisch heisst das: Melden Sie sich früh bei der Ausgleichskasse an, nicht erst nach dem ersten Geschäftsjahr. Eine nachträgliche Umqualifizierung bedeutet Beitragsnachforderungen – beim Auftraggeber und bei Ihnen.
Schritt 2: Der Firmenname – die erste Falle
Hier scheitern viele an einer Regel, die sie nicht kennen. Der Familienname der Inhaberin oder des Inhabers bildet zwingend den Hauptbestandteil der Firma – so hält es Artikel 945 des Obligationenrechts fest.
Das bedeutet: «Klarheit Coaching» ist als Firmenname einer Einzelfirma nicht zulässig. «Coaching Meier» oder «Meier, Klarheit Coaching» dagegen schon. Zusätze zur Geschäftstätigkeit oder zum Sitz sind erlaubt, solange sie kein Gesellschaftsverhältnis andeuten.
Das schliesst eine Marke nicht aus. Sie können unter einem freien Namen auftreten und trotzdem eine Einzelfirma mit Ihrem Familiennamen führen – Rechnungen, Verträge und der Handelsregistereintrag laufen dann über die Firma, Website und Werbung über die Marke. Nur: Diese Trennung sollten Sie bewusst wählen und nicht nachträglich reparieren, wenn Domain, Logo und Drucksachen schon stehen.
Schritt 3: Handelsregister – Pflicht ab CHF 100’000
Eintragungspflichtig sind Sie, wenn Ihr Umsatz im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 100’000 betrug. Darunter ist der Eintrag freiwillig.
Für die Anfangsjahre heisst das meist: nicht nötig. Ein freiwilliger Eintrag kann sich trotzdem lohnen, weil er den Firmennamen schützt, gegenüber Geschäftskunden seriöser wirkt und bei manchen Banken die Eröffnung eines Geschäftskontos erleichtert. Die Gründung selbst lässt sich über EasyGov, das offizielle Portal von Bund, Kantonen und Gemeinden, online erledigen.
Schritt 4: Mehrwertsteuer
Steuerpflichtig werden Sie ab einem Umsatz von mindestens 100’000 Franken aus Leistungen im In- und Ausland. Coaching, Beratung und Training sind grundsätzlich steuerbare Leistungen.
Wichtig für die Planung: Die Schwelle bezieht sich auf den Umsatz, nicht auf den Gewinn. Wer CHF 110’000 fakturiert und davon CHF 30’000 Kosten hat, ist steuerpflichtig. Rechnen Sie die Steuer rechtzeitig in Ihre Ansätze ein, statt sie beim Überschreiten der Schwelle nachträglich draufzuschlagen – Privatkundinnen akzeptieren eine Preiserhöhung um acht Prozent selten kommentarlos.
Die MWST-Frage bei therapienahen Angeboten
Dieser Punkt betrifft alle, die im Grenzbereich zwischen Training und Therapie arbeiten – in der Hypnose, im mentalen Training, in der psychosozialen Beratung.
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen. Aber nur unter zwei Bedingungen: Die anbietende Person verfügt über einen entsprechenden Fähigkeitsausweis und eine kantonale Berufsausübungsbewilligung – und die Behandlung erfolgt auf ärztliche Verordnung. Diese Verordnung dient als Nachweis der medizinischen Notwendigkeit; eine Kopie gehört zur Rechnung.
Fehlt eine der beiden Bedingungen, ist die Leistung steuerbar. Ein Hypnosecoaching zur Raucherentwöhnung ohne ärztliche Verordnung fällt damit unter die normale Steuerpflicht, auch wenn es inhaltlich gesundheitsbezogen ist.
Das ist keine Randfrage. Wer sich hier falsch einordnet und über Jahre ohne Abrechnung fakturiert, sieht sich bei einer Kontrolle mit Nachforderungen konfrontiert. Wenn Ihr Angebot in diesem Grenzbereich liegt, klären Sie die Einordnung, bevor Sie die Umsatzschwelle erreichen – nicht danach.
Was in den Gründungsratgebern fehlt
Berufshaftpflicht. In beratenden Berufen ist sie faktisch Pflicht, auch wenn sie es rechtlich nicht ist. Ohne Deckung haften Sie mit dem Privatvermögen für Vermögensschäden aus Ihrer Beratung.
Taggeldversicherung. Als Selbstständige sind Sie nicht gegen Erwerbsausfall bei Krankheit versichert. Drei Monate Ausfall ohne Deckung beenden ein junges Coaching-Geschäft zuverlässig.
Vorsorge. Die zweite Säule ist für Selbstständige freiwillig. Das fühlt sich im ersten Jahr nach Entlastung an und ist es auch – bis man merkt, dass zehn Jahre fehlen.
Datenschutz und Schweigepflicht. Sie verarbeiten besonders schützenswerte Personendaten. Eine Datenschutzerklärung, ein Bearbeitungsverzeichnis und klare Regeln zur Aufbewahrung von Sitzungsnotizen gehören zur Grundausstattung, nicht zur Kür.
Qualitätsnachweis. Coaching ist in der Schweiz keine geschützte Tätigkeit. Wer nachweisen will, dass er nach anerkannten Standards arbeitet, braucht dafür einen Beleg – etwa die Mitgliedschaft in einem Fachverband mit Ethikrichtlinie.
Wann die GmbH die bessere Wahl ist
Drei Situationen sprechen gegen die Einzelfirma:
Sie beschäftigen Mitarbeitende oder planen es. Sie arbeiten in einem Bereich mit erhöhtem Haftungsrisiko, das sich nicht vollständig versichern lässt. Oder Sie steigen zu zweit ein – dann ist die Einzelfirma rechtlich gar nicht möglich.
Für alle anderen gilt: Beginnen Sie als Einzelfirma. Der Wechsel in eine GmbH ist später jederzeit möglich, und bis dahin sparen Sie Stammkapital, Notariatskosten und die doppelte Buchführung.
Der nächste Schritt
Eine Einzelfirma gründen Sie in wenigen Tagen. Die Fragen, die danach kommen, brauchen länger – und die meisten davon sind keine Gründungsfragen, sondern Berufsfragen: Wie grenze ich mein Angebot ab? Was darf ich versprechen? Wie dokumentiere ich richtig?
Der V-P-T begleitet Anbieterinnen und Anbieter professioneller Persönlichkeitstrainings genau an dieser Stelle. Zu den Mitgliedervorteilen gehören unter anderem eine kostenlose einstündige Rechtsberatung bei einem Rechtsanwalt, ein personalisiertes Qualitätslabel für Ihre Website, ein Profil in der Coach-Datenbank und Vergünstigungen bei Partnern für Buchhaltung und Administration.
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Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder; Schwellenwerte und Vorschriften können sich ändern.
