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Der Alltag inmitten der modernen Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Die meisten Projekte werden digital organisiert mit Teams, die nicht einmal im selben Büro sitzen oder sich sogar auf verschiedenen Teilen der Erdhalbkugel befinden. Kommunikation passiert über Chat, Video und Cloud-Tools. Ohne ein gutes Projektmanagement geht schnell der Überblick verloren.
Für Coaches und Berater ist es enorm wichtig, zu verstehen, wie Projekte heute funktionieren. Nur so können sie ihre Klient:innen gezielter dabei unterstützen, inmitten der Aufgabenfluten Prioritäten zu setzen, die Arbeit in verteilten Teams besser zu organisieren und Tools auszuwählen, die sie bei der Arbeitsorganisation unterstützen. Das Projektmanagement wird hier zur Schlüsselkompetenz – nicht nur für Unternehmen, sondern auch für alle, die Menschen in diesen Prozessen begleiten.
Warum das Projektmanagement auch für Coaches und Berater immer wichtiger wird
Viele Coaching- und Beratungsprozesse entstehen heute im Zusammenhang mit Projekten. Ein Team steckt in einem Veränderungsprozess fest, eine Führungskraft muss in kurzer Zeit neue Strukturen umsetzen oder Mitarbeitende sollen plötzlich mit ganz neuen digitalen Tools arbeiten.
Wer Menschen inmitten dieser Projekte begleitet, braucht deshalb ein grundlegendes Verständnis dafür, wie Projektarbeit im 21. Jahrhundert funktioniert. Coaches sollten wissen, welche Dynamiken in Teams entstehen, welche Phasen ein Projekt überhaupt durchläuft und wo typischerweise Konflikte oder Überforderung auftreten.
Gerade in digitalen Projekten entstehen schnell Spannungen. Typische Herausforderungen sind hier:
- Es gibt einfach zu viele Kommunikationskanäle
- Die Verantwortlichkeiten sind nicht klar festgelegt
- Die Abstimmung untereinander läuft nicht rund
Coaches und Berater können an diesen Punkten wertvolle Impulse geben. Wenn sie die Grundlagen des Projektmanagements verstehen, können Coaches ihre Klient:innen noch gezielter begleiten, Lösungen anschlussfähig formulieren und so die Wirksamkeit ihrer Arbeit erhöhen.
Projektmanagement im digitalen Zeitalter: die wichtigsten Entwicklungen
Projekte sind heute kaum noch vergleichbar mit jenen vor zehn oder fünfzehn Jahren. Während einst alle Mitarbeitenden in Büros dicht nebeneinander sassen und bei Rückfragen nur an den Nachbarschreibtisch gehen mussten, arbeiten viele Teams heute über Ländergrenzen hinweg. Abstimmungen finden online statt und Prioritäten können sich innerhalb weniger Tage verschieben. Diese Geschwindigkeit verlangt nach flexiblen und agilen Strukturen, aber auch nach Menschen, die mit dieser Unsicherheit umgehen können.
Das klassische, lineare Projektmanagement mit festen Plänen und Hierarchien stösst jetzt an seine Grenzen. Stattdessen haben sich agile oder hybride Ansätze etabliert, die einen schnellen Austausch und eine offene Kommunikation fördern.
Ein Beispiel für die Grenzen des linearen Projektmanagements
Damit das Ganze verständlicher wird, blicken wir auf ein hypothetisches Beispiel:
Ein Unternehmen plant die Einführung einer neuen Software und erstellt dafür einen detaillierten Projektplan von der Konzeptphase bis zum Rollout auf. Es werden zu festen Terminen Experten beauftragt, den jeweiligen Schritt fachlich zu begleiten, die sich diese Zeiten freihalten. Doch mittendrin gibt es plötzlich neue Sicherheitsbestimmungen, welche den gesamten Plan umwerfen. Ein lineares Projektmanagement lässt keinen Raum für spontane Anpassungen – das wirft nicht nur den Zeitplan um, sondern kann sogar teuer werden, wenn fest gebuchte Experten trotzdem bezahlt werden müssen, obwohl sie nicht zum Einsatz kommen können.
Agile Methoden des Projektmanagements sind im digitalen Zeitalter deutlich zeitgemässer. Projekte lassen sich dabei beispielsweise in kleinere Etappen unterteilen, in denen Teilziele umgesetzt und direkt mit dem Team reflektiert werden.
Das sind die wichtigsten Methoden und Modelle auf einen Blick
Indem Coaches und Berater:innen die wichtigsten Ansätze im Projektmanagement kennen, die im digitalen Zeitalter sinnvoll unterstützen, verstehen sie auch die Sprache und Denkweise ihrer Klient:innen besser. Jede Methode bringt eigene Stärken und typische Herausforderungen mit sich, die auch im Coachingprozess relevant sein können.
Scrum: Die agile Methode im Projektmanagement
Scrum ist eine der bekanntesten agilen Methoden des Projektmanagements. Projekte werden hier in kurze Arbeitszyklen – sogenannte Sprints – unterteilt. Nach jedem Sprint reflektiert das Team seine Ergebnisse und plant die nächsten Schritte. Tägliche Kurzmeetings halten alle auf dem Laufenden und festgelegte Rollen wie Product Owner oder Scrum Master sorgen für klare Verantwortlichkeiten.
Scrum eignet sich besonders für digitale, kreative oder komplexe Projekte, in denen sich Anforderungen häufig ändern. Themen wie das eigene Rollenverständnis, die Kommunikation im Team und der Umgang mit Unsicherheiten sind hier zentrale Coachingfelder.
Kanban: Das System für sichtbare Fortschritte
Bei der Kanban-Methode werden auf einem digitalen Board – zum Beispiel in Trello, Asana oder Jira – Aufgaben in Spalten wie To Do, In Progress und Done dargestellt. Dadurch wird sofort sichtbar, wo das Team steht, welche Aufgaben stocken und wo Prioritäten verschoben werden müssen.
Die Stärke von Kanban liegt in seiner Einfachheit: Jeder sieht in Echtzeit, was gerade passiert. Für Coaches und Berater:innen ist Kanban ein interessantes Instrument, um mit Klient:innen über Selbstorganisation, Priorisierung und mentale Klarheit zu sprechen. Denn wer weiss, woran er arbeitet, kann sich besser fokussieren.
Design Thinking: Kreativität im Projektmanagement
Design Thinking ist ein innovativer Ansatz, der eine kreative Problemlösung in den Mittelpunkt stellt. Statt lange aufkommende Probleme während eines Projektes zu analysieren, sollen die Beteiligten schnell wieder ins Handeln kommen. Das bedeutet konkret: Bedürfnisse verstehen, Ideen entwickeln, Prototypen testen und daraus lernen. Diese Methode lebt von Empathie und der Bereitschaft, unterschiedliche Perspektiven anzunehmen.
Im digitalen Zeitalter, in dem sich Märkte und Prozesse rasant verändern, fördert Design Thinking die Offenheit, die Lernbereitschaft und den Mut zum Experimentieren. Für Coaches ist das besonders spannend, weil dieser Ansatz dieselben Qualitäten stärkt, die auch im Coaching wichtig sind: Neugier, Perspektivwechsel und Vertrauen in den Entwicklungsprozess. Design Thinking inspiriert dazu, nicht auf Perfektion, sondern auf den Fortschritt zu setzen – ein Prinzip, das in jedem Veränderungsprozess hilfreich ist.
Welche Tools prägen die Projektarbeit?
Digitale Tools sind aus dem modernen Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Sie strukturieren die Aufgaben und schaffen eine wichtige Grundlage dafür, dass keine Informationen verlorengehen und jeder Beteiligte über den aktuellen Stand auf dem Laufenden gehalten wird
Zu den wichtigsten Kategorien gehören:
- Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Slack, die den Austausch in Echtzeit ermöglichen und gleichzeitig alle Projektunterlagen bündeln.
- Aufgaben- und Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder ClickUp, mit denen Aufgaben visualisiert, Zuständigkeiten verteilt und Fortschritte nachvollziehbar werden.
- Kollaborationstools wie Miro oder Notion, die ein gemeinsames Denken und Planen in Workshops oder Kreativprozessen unterstützen.
- Dokumentations- und Wissensplattformen wie Confluence oder Google Workspace, auf denen das gesamte Projektwissen gebündelt wird.
Für die Coaching-Praxis sind diese Tools gleich in mehrfacher Hinsicht relevant. Sie verändern die Kommunikationsgewohnheiten und fördern auf der einen Seite die Selbstorganisation. Allerdings können sie auch überfordern, wenn beispielsweise zu viele Plattformen parallel genutzt werden. Coaches können an diesem Punkt unterstützen und Klarheit darüber schaffen, welche Tools wirklich einen Mehrwert bieten, wie Teams ihre Kommunikation vereinfachen können und wie sich digitale Zusammenarbeit gesund und effektiv für alle gestalten lässt.
Projektmanagement im digitalen Zeitalter: Best Practices
Das Projektmanagement funktioniert nur dann wirklich gut, wenn auch die menschliche Seite Beachtung findet. Zwar schafft ein gutes Projektmanagement-Tool eine gute technische Basis dafür, dass Projekte effizient organisiert werden können, aber erst eine gute Kommunikation macht ein Team handlungsfähig.
Für Coaches und Berater:innen liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, das Projektmanagement nicht nur als technische Disziplin, sondern als sozialen Prozess zu betrachten. Es geht darum, Spannungen frühzeitig zu erkennen, Dynamiken sichtbar zu machen und Räume für Entwicklung zu schaffen – sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene.
Der V-P-T Verband für Persönlichkeitstrainer:innen setzt genau hier an: Er fördert Fachleute, die Menschen im beruflichen Kontext ganzheitlich begleiten. Wer Projektteams, Führungskräfte oder Organisationen coacht, profitiert von diesem interdisziplinären Ansatz, der die Persönlichkeitsentwicklung und moderne Arbeitswelten miteinander verbindet.
